Organização de tarefas e demandas: Você sabe o que é prioridade?
Trabalhar com equipes, muitos clientes, demandas diárias e outras urgentes requerem, agilidade, organização e controle. Essas características podem ser alcançadas com uma ajudinha de técnicas de organização além, obviamente, de um bom gestor de produção.
Hoje separamos 4 ferramentas com dicas de como usá-las para você implementar na rotina e nunca mais se perder nas demandas. Vamos lá!
1. Organograma por cliente
Em uma agência de marketing digital, comunicação ou lançamento de infoprodutos é super normal você ter vários clientes. Muitas vezes possuem expertises totalmente diferentes: advogados, psicólogos, clínicas veterinárias, hospitais e assim por diante.
Por isso, para não se perder: crie pastas e organogramas dos seus clientes de acordo com os serviços contratos. Gestão de mídias, audiovisual, campanhas específicas, por exemplo são 3 categorias que podem se diferenciar de acordo com o contrato por clientes.
Ao organizar por serviços e realizar um organograma por categorias de serviços, você consegue visualizar quais períodos serão mais intensos, quais atividades e setores serão mais demandados e conseguirá criar prazos mais condizentes com a realidade. Dessa forma, você não sobrecarrega sua equipe, assim como, não superestima prazos com seu cliente.
Para criar bons organogramas, você pode utilizar o próprio power point ou o funnelytics – principalmente se for criar um funil de vendas.
Lembre-se de criar pastas para salvar os arquivos. Uma dica é ter um HD somente para isso ou contratar serviços de armazenamentos na nuvem. Dropbox, Onedrive e Google Drive são boas escolhas para você.
2. Checklists Internos
Não dá para confiar apenas em nossa memória. Imagina só uma semana super apertada e estressante e você tentando saber se já enviou aquele relatório, corrigiu o post e ainda precisa revisar três sites. Difícil não ter erros, certo?
O Checklist Interno é um dos instrumentos mais fáceis que você pode utilizar. Ele pode ser feito em word, planilha de Excel ou até mesmo no seu caderno de anotações. O importante é fazer!
O primeiro passo é você ir do micro ao macro. Por isso, primeiro realize suas demandas com deadlines diários e depois complete suas demandas semanais.
Ex.: Hoje preciso editar 3 vídeos do Cliente X.
Na semana, todos os vídeos referente a venda do produto Y do Cliente devem estar finalizados.
É importante você fazer checked diariamente, mas também acompanhar o status da sua demanda. Isso vai ser muito útil, pois alguns projetos serão pausados, adiados ou ajustados e você precisa ter controle de tudo isso!
Por isso, anote e salve.
3. Usando o Trello
É sim o queridinho por muitos e não é por menos. O Trello além de gratuito possui outros benefícios como compartilhamento de tags e grupos, categorização de demandas, visualização micro e macro e acompanhamento de status. Ou seja, é ótimo sim!
Com o Trello você consegue fazer os itens 1 e 2 aqui listados e ainda compartilhar com toda a equipe. Mas, o foco é sim, ter um aplicativo ou software que te ajude a acompanhar os processos de todos que estão envolvidos em um certo projeto é primordial para a conclusão do mesmo.
Além do monitoramento, o acompanhamento tem a vantagem de prever problemas, podendo assim realizar ajustes e até rever prazos, estratégias e demandas.
4. Planners para Campanhas Específicas
Os Planners específicos são importantes quando possuem datas onde existe uma conversão de demandas para diversos clientes ao mesmo tempo. Um exemplo clássico é o Dia das Mães onde diversas empresas possuem serviços diferenciados, itens de papelarias, promoções e isso promove um boom de demandas para as agências e empresas de marketing, comunicação e lançamentos.
Esses Planners devem ser instalados em um mural ou algo visível para toda a equipe. Deve ter o quantitativo geral e ter acompanhamento integral dos status. Além disso, é importante a contagem do que já foi feito, monitoramento e revisão.
Checklists são importantes aqui, assim como a contribuição e feedback de todos!
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